Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

stock-photo-37290642-keep-it-simple

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

 

Veel organisaties en afdelingen staan voor moeilijke uitdagingen, de voortdurende dynamiek intern en de ontwikkelingen van buiten zorgen voor onverwachte veranderingen. Het is een misvatting om deze complexiteit te bestrijden met ingewikkelde oplossingen. Vaak leiden ingewikkelde oplossingen tot meer procedures, regels en structuren, dat maakt een organisatie bureaucratisch en log. Het maakt een werkomgeving niet beter en leuker. De focus komt steeds verder van de klant te liggen en meer op het proces.

Uit een onderzoek van Boston Consulting Group: ‘mate van gecompliceerdheid’, getoetst bij meer dan 100 Amerikaanse en Europese bedrijven, blijkt dat in de laatste 15 jaar het aantal procedures, lagen in organisaties, afstemmingslijnen, coördinatie en het aantal beslissingen waarover de top beslist is toegenomen met 50-350%. Managers vergaderen 60% van hun werktijd en 40% aan het schrijven van rapporten. Medewerkers zoeken de balans tussen conflicterende prioriteiten. (1)  Hierdoor zien en voelen de medewerkers de why niet meer, er is een sterke afname van betrokkenheid, maar ook een verschraling van het menselijke aspect in organisaties. Hier hebben klanten last van, de focus ligt op het interne proces en niet op de klant.

Om een (facilitaire) organisatie werkbaar te houden en niet te verzanden in bureaucratie, kun je het probleem zichtbaar maken en het proces vervolgens vereenvoudigen. Door de schillen van het probleem af te pellen, de kern zichtbaar te maken en deze kern vervolgens op te lossen, zet je stappen. Het is belangrijk om je medewerkers mee te nemen in de besluitvorming om het probleem op te lossen. Hiermee creëer je draagvlak, een breder perspectief en krijg je een beter belichte oplossing. Je medewerkers kennen 100% van de problemen welke klanten ervaren. Een enorme bron van kennis welke gewoon in je organisatie beschikbaar is. Zonde om deze dus niet te benutten, medewerkers nemen vervolgens meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Door iedereen te betrekken kun je sneller veranderingen doorvoeren, dit leidt tot meer tevreden klanten, gelukkige medewerkers en het wordt prettiger voor managers.

De processen kunnen simpeler worden door de stappen in het proces te beoordelen en te bepalen of deze stap wel of geen toegevoegde waarde levert. Er zijn processtappen welke niet functioneel zijn, niet nodig zijn voor wet- en regelgeving, niet nodig zijn voor documentatie of niet van toepassing zijn voor de organisatie, beheer of onderhoud, deze kun je uit het proces halen. (3) Dit is extra ballast en levert niets op.

Klanten wisselen veel eenvoudiger van leveranciers, de digitale snelweg zorgt voor meer opties dan enkele jaren geleden. Daarnaast is de houdbaarheid van oplossingen korter, dit vraagt om continue te vernieuwen. Vandaar dat het belangrijk is om goed en flexibel in te spelen op de klantvraag. Om klanten een juiste service te kunnen leveren is het essentieel dat medewerkers de ruimte krijgen en er minder hiërarchisch wordt beslist. Multidisciplinaire teams kunnen goed helpen om de regels te verminderen, vergaderingen te reduceren, processen te versimpelen en eenvoudiger te rapporteren.

Versimpelen is niet eenvoudig, maar een weigering om dingen ingewikkelder te maken. Het is een misverstand om complexiteit te bestrijden met ingewikkelde oplossingen.

“Nature loves Simplicity and Unity”.  Johannes Keppler

 

Voor meer info, neem contact op met: info@iguanafm.nl

Geraadpleegde literatuur:

1.       https://www.managementsite.nl/eenvoud-complexiteit

2.       www.goodreads.com

3.       http://blog.valori.nl/blog/bottum-up-reduceren-it-complexiteit